• Comment puis-je avoir un visuel sur l’avancement de la mission confiée à l’assistante virtuelle ? 

Afin de pouvoir suivre correctement la mission, il est tout d’abord important de définir les objectifs de façon claire, précise et mesurable. 

Pour être proactif et efficace, il est indispensable d’avoir posé les bases de la mission de façon détaillée.

Des deadlines et un rétroplanning aideront à évaluer l’avancée des tâches. 

Pour le suivi, nous pouvons mettre en place, à la fréquence souhaitée, un reporting au travers d’un rapport de mission hebdomadaire par exemple. 

Avoir des feedbacks permettra de réajuster au besoin les tâches et la mission. 

Avec un suivi régulier, nous corrigeons les erreurs, affinons le processus et renforçons l’efficacité de la collaboration. 

• Comment se passe la communication avec l’assistante indépendante ? 

La communication entre l’entreprise et l’assistante indépendante est la clé de la réussite des missions qui lui seront confiées.

L’essentiel des échanges se fait par email, moyen le plus utilisé dans le monde professionnel. 

Pour plus de réactivité, l’utilisation de messageries telles que whatsapp, peut s’avérer très utile. 

Enfin, d’autres outils de dématérialisation tels que la visioconférence ou encore les clouds représentent une véritable opportunité.

Mais surtout, nous choisirons ensemble les moyens de communication qui conviennent à notre partenariat. 

• Comment définir les missions à confier à l’assistante virtuelle ? 

Identifiez les tâches sur lesquelles vous n’avez pas de valeur ajoutée, qui vous prennent du temps, qui sont répétitives. 

Analysez le temps passé sur chacune d’elles, leur fréquence (hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou ponctuelle). 

Enfin, le temps que vous passez sur chacune de ces tâches a un coût, comparez ce coût vs coût d’une assistante administrative externalisée. 

En vous libérant du temps pour vous concentrer sur les actions génératrices de revenus, vous augmentez votre plus value et la croissance de votre entreprise. 

Le coût d’embauche d’un salarié en CDI se trouve plus élevé que le coût d’externalisation.

Additionnez l’ensemble de ces points et évaluez votre retour sur investissement vous permettra de voir si la gestion administrative externalisée est un choix judicieux pour votre entreprise.  

• Quels types de missions peuvent être confiées à une gestionnaire indépendante ?

Vous pouvez lui confier un très large éventail de missions, allant du simple traitement de boîte mail, en passant par de l’aide au recrutement, l’organisation de voyages d’affaires ou d'événements d’entreprise. 

Une assistante virtuelle s’avère être un véritable couteau suisse, n’hésitez donc pas, d’un commun accord et dans la limite de ses compétences, à lui confier l’ensemble des tâches qui vous encombrent ou vous dépassent. 

• Quels outils de travail fournir à UNE assistante administrative externalisée ? 

Je suis équipée d’un ordinateur, avec les dernières mises à jour, d’une imprimante et d’un scanner, et je travaille principalement à distance, vous n’avez donc rien à prévoir.

• Quelle est la zone d’intervention de l’assistante administrative ? 

L’avantage aujourd’hui est que nous avons à disposition tous les outils nécessaires à la digitalisation et au travail à distance. 

Une assistante externalisée peut, pour la plupart des missions qui lui sont confiées, travailler à distance, offrant peu de limites à la localisation. Offrant ainsi une zone sans limite pour tout le bassin méditerranéen, la région Occitanie, Languedoc-Roussillon, les départements du Gard et de l’Hérault. 

Étant basée au nord de Montpellier, mon champ d’action pour une intervention sur site, se limitera à un rayon de 30km maximum autour de Saint-Gely-Du-Fesc. Allant ainsi d’Aniane et Gignac à l’ouest, Palavas-les-Flots, Lattes au sud de Montpellier. Pour l’est, la limite étant Sommières, en passant par Castelnau-Le-Lez, Castries, et pour finir au nord, aux alentours de Saint Martin De Londres, et Ganges.