Le temps consacré à la recherche d'informations : une perte invisible mais alarmante
Dans le monde professionnel, que l’on soit salarié ou entrepreneur, la recherche d’informations et de documents fait partie intégrante de notre quotidien. Mais avons-nous conscience du temps que nous y consacrons réellement chaque semaine ? Et surtout, comment pouvons-nous optimiser ce temps pour gagner en efficacité ?
Plusieurs études mettent en lumière l'ampleur du temps consacré à la recherche d'informations au sein des entreprises :
L'Association Information et Management (AIM) estime qu'un employé passe en moyenne 7 heures 30 par semaine à rechercher une information, sans nécessairement la trouver.
IDC (International Data Corporation) indique que les employés consacrent environ 8,8 heures par semaine à cette activité.
Une étude menée par McKinsey révèle que les managers passent près de 19 % de leur temps à chercher des informations.
Pour un entrepreneur, cette perte peut être encore plus critique, car chaque heure non productive impacte directement la rentabilité de son activité.
Combien coûte cette perte de temps ? Faisons le calcul :
Prenons un exemple très raisonnable, avec un salarié payé le smic, qui perd disons rien que 30 minutes par jour, le coût effectif sur une année, est de l’ordre de 1200 € par an.
Maintenant si on prend, le coût d’un cadre, chef de service ou d’un entrepreneur, ce coût est plutôt de l’ordre de 4 ou 5 K€ par an.
Quel est votre coût à vous ?
Ces chiffres soulignent une réalité préoccupante : une portion significative du temps de travail est absorbée par la recherche d'informations, au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’impact sur la productivité et le stress
Ce temps perdu ne se résume pas seulement en heures improductives, il génère également :
Une frustration accrue : perdre du temps à chercher un document peut être source de stress et de démotivation.
Des retards dans les projets : une information introuvable peut ralentir tout un processus de décision.
Un impact financier important : pour une entreprise de 50 salariés, 10 heures perdues par semaine et par employé peuvent représenter plusieurs milliers d’euros par mois en coûts indirects.
Comment réduire ce temps perdu ?
Heureusement, il existe plusieurs bonnes pratiques pour limiter le temps passé à chercher des documents et des informations :
1. Centraliser et organiser les documents
Utiliser un système de gestion documentaire (DMS) efficace comme Google Drive, SharePoint ou Notion.
Adopter une nomenclature claire pour le nom des fichiers.
Mettre en place une arborescence logique des dossiers.
2. Améliorer la recherche avec des outils adaptés
Utiliser des moteurs de recherche internes avancés (ex : ElasticSearch, Copilot, OCR pour documents scannés).
Former les équipes à des raccourcis et méthodes de recherche avancées (opérateurs booléens, filtres par date, etc.).
3. Encourager une meilleure communication interne
Favoriser des outils collaboratifs comme Slack, Trello pour éviter les emails inutiles.
Définir des processus clairs pour le partage et l’archivage des documents.
Sensibiliser les employés à demander les informations de manière précise et concise.
4. Faire appel à des professionnels de l’organisation et de la gestion
L’assistante administrative indépendante va vous permettre de déléguer les tâches chronophages liées à la gestion documentaire et à la recherche d'informations. Voici comment elle peut contribuer à optimiser le temps de travail :
Révision des process : Faire un audit complet de votre organisation, et mettre en place des process clairs et efficaces permettant de gagner en productivité.
Organisation et classement des documents : mise en place d'une arborescence logique, utilisation de systèmes de gestion électronique des documents (GED), et application de procédures de classement cohérentes.
Gestion de la messagerie électronique : tri des emails, réponse aux correspondances courantes, et filtrage des informations essentielles, permettant ainsi de réduire le temps passé par les cadres à consulter leur boîte mail.
Centralisation des informations : création de bases de données accessibles et bien structurées pour faciliter l'accès rapide aux informations nécessaires.
Saisie et mise à jour des données : assurer que les informations sont à jour et facilement accessibles, réduisant ainsi le temps consacré à la recherche de données obsolètes ou incomplètes.
En déléguant ces tâches à une assistante digitale, les entreprises peuvent améliorer leur productivité d'environ 30 %, selon une étude publiée dans le Journal du Net.
Conclusion
Le temps consacré à la recherche d'informations représente un défi majeur pour les salariés et les entrepreneurs. En collaborant avec une assistante administrative indépendante, il est possible de réduire significativement ce temps perdu, d'améliorer la productivité et de favoriser un environnement de travail plus serein. Investir dans une telle collaboration constitue donc une stratégie judicieuse pour toute entreprise soucieuse d'optimiser son efficacité opérationnelle.
